Nhân viên văn phòng và 10 kỹ năng thiết yếu cần thiết!!!

Nhân viên văn phòng

Khái niệm nhân viên văn phòng hiện nay chắc không còn xa lạ với bất kỳ ai nhất là với các bạn trẻ. Chúng ta thường hình dung về nhân viên văn phòng rất đơn giản đó là những người ngồi phòng máy lạnh, gõ máy tính. Hoặc, đó là những người làm công việc bàn giấy – nắng không tới, mưa không thấy mặt. Tuy nhiên, bạn đã hiểu rõ về công việc này chưa? Hãy cùng timvieclam tìm hiểu thêm chi tiết để hiểu rõ thêm chi tiết để hiểu rõ thêm về công việc phổ biến nhất hiện nay nhé!

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là cụm từ được sử dụng để chỉ những người làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Nhân viên văn phòng trong tiếng Anh có nghĩa là “Office Staff”. Hầu hết, dù là cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp tư nhân, đây là bộ phận gần như không thể thiếu.

Nhân viên văn phòng thường làm các công việc thuộc lĩnh vực hành chính. Đây là một trong những bộ phận cốt lõi trong cơ quan, doanh nghiệp. Họ được xem là nơi phục vụ cho các hoạt động của công ty. Từ những khâu giải quyết thủ tục hành chính, lễ tân, đến những sự kiện hoạt động hỗ trợ cho nhân viên. Họ cũng còn có thể tư vấn các yếu tố pháp lý cho lãnh đạo, nếu cần thiết. Vì thế, vị trí ngồi làm việc của nhân viên cũng được sắp xếp ở nơi thuận lợi. Mục đích là để mọi người trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau dễ hơn.

Nhân viên văn phòng
10 kỹ năng của nhân viên văn phòng

10 kỹ năng thiết yếu phải có của một nhân viên văn phòng

1. Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định của thành công. Kỹ năng thông tin là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của bạn trong giao tế, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác. Bạn không cần phải nói hay như diễn giả, nhưng phải biết cách linh động trong từng vấn đề.

2. Có sáng tạo trong công việc

Không ai dạy bạn cách sáng tạo trong công việc, nếu có chỉ là hướng dẫn bạn nên làm như thế nào để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Vậy kỹ năng sáng tạo trong công việc do chính bạn nắm bắt và khơi nguồn. Một công việc quen thuộc, làm hàng ngày theo một cách dập khuôn chỉ mang lại cho bạn kết quả như những lần trước. Hãy thử tìm cách khác để thực hiện công việc đó nhanh hơn, sáng tạo hơn và cho kết quả tốt hơn.

3. Sử dụng vi tính

Kỹ năng sử dụng vi tính không chỉ đơn giản trong việc sử dụng thành thạo các phần mềm thông dụng như Word, Excel ….Khả năng tự tìm tòi, học hỏi cách dùng các công cụ khác nhau trên máy vi tính cũng rất cần thiết, bởi công nghệ không ngừng phát triển và đang được tích hợp ngày càng sâu vào việc vận hành doanh nghiệp.

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp.

4. Biết chăm sóc khách hàng

Đa phần công việc ngày nay đều nằm trong ngành dịch vụ. Hiểu giá trị khách hàng là một điều vô cùng cần thiết. Nó bao gồm chào khách hàng sao cho đúng cách, nhớ tên họ và giải đáp những thắc mắc một cách chu đáo.

5. Ham học hỏi

Trở thành một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ dừng lại ở mức khẩu hiệu. Văn phòng ngày nay đòi hỏi bạn phải không ngừng trau dồi các kĩ năng mới. Nhân viên nên tích cực đón nhận những cái mới, hiện đại hơn.

6. Năng động tự tin

Hai yếu tố này góp phần vào sự phát triển và con đường thành công của bạn. Một người tự tin sẽ luôn có những mục tiêu rõ ràng cho cuộc đời mình. Năng động sẽ giúp chúng ta có nhiều mối quan hệ và luôn được đánh giá cao. Khi là người tự tin, năng động bạn cũng cần phải thể hiện được khả năng chinh phục, lãnh đạo của bản thân đó là lôi kéo người khác đứng về phía mình, làm theo kế hoạch của mình.

7. Biết xử lý giải quyết vấn đề

Không phải lúc nào cuộc sống cũng như công việc luôn thuận lợi, suôn sẻ. Sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Lúc này bắt buộc bạn phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần phải có.

8. Tổ chức và sắp xếp thời gian khoa học

Biết ưu tiên và sắp xếp công việc, đưa ra lộ trình hoàn thành từng công việc sẽ giúp bạn kiểm soát được công việc hiệu quả nhất.

9. Vận dụng làm việc nhóm hiệu quả

Dù bạn là ai, làm bất kỳ công việc gì, bạn không thể làm việc một mình. Một nhân viên làm việc hiệu quả phải có khả năng hợp tác cùng người khác, nghĩa là phải giao tiếp tốt với đồng nghiệp, thấu cảm với những vấn đề của họ, và học hỏi từ họ.

10. Biết lắng nghe và chấp nhận

Dĩ nhiên rằng ai cũng biết nghe và lắng nghe, nhưng nghe làm sao để đạt được hiểu quả thì không phải ai cũng làm được. Vì vậy muốn thành công, bạn phải trau dỗi kỹ biết lắng nghe người khác nói. Không phải lúc nào trong cuộc sống sẽ luôn đạt được những điều mình mong muốn. Đôi khi phải biết chấp nhận thử thách mà vươn lên.

công việc nhân viên văn phòng
công việc nhân viên văn phòng

Các công việc của nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng thường được chia thành 4 nhóm chính bao gồm

Nhân viên văn phòng làm Lễ tân

Công việc chung của mỗi Lễ tân là trả lời mọi cuộc gọi đến công ty, đón tiếp khách và đôi khi sẽ hỗ trợ cho những buổi hội họp, hội thảo. Công việc của các Lễ tân văn phòng cũng khá đơn giản nhưng đây là bộ mặt của công ty nên thông thường sẽ ưu tiên cho những bạn có ngoại hình và có khả năng giao tiếp tốt. Làm công việc đón tiếp khách hàng trước khi khách gặp các phòng ban khác nên đối với những công ty thường xuyên đón tiếp khách nước ngoài thì điều bắt buộc cho nhân viên Lễ tân là phải giao tiếp lưu loát tiếng Anh.

Nhân viên văn phòng làm văn thư hành chính và lưu trữ

Công việc của nhóm nhân viên làm công tác văn thư sẽ liên quan chủ yếu đến hồ sơ, văn bản, giấy tờ. Họ sẽ chịu trách nhiệm cho công văn đến và đi, những tài liệu phải phân bổ đến từng bộ phận nào và cả những hoạt động liên quan đến in ấn, photo… Đặc biệt họ cũng sẽ phải lưu giữ những những hợp đồng và tài liệu liên quan đến mọi hoạt động của toàn hệ thống công ty. Ngoài ra nhóm nhân viên văn phòng này cũng sẽ chịu trách nhiệm chấm công cho nhân viên, theo dõi những chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho toàn thể công ty. Lên kế hoạch cho mọi công việc hàng ngày và những hoạt động định kỳ như khám sức khỏe hoặc du lịch hàng năm cho toàn công ty.

Nhân viên văn phòng làm Quản lý cơ sở, hạ tầng

Công việc của nhóm nhân viên văn phòng này sẽ là quản lý mọi tài sản, trang thiết bị và máy móc của toàn công ty. Theo dõi những vấn đề liên quan đến hư hỏng hay thiếu hụt để kịp thời sửa chữa và đặt mua khi cần thiết để không làm ảnh hưởng đến hoạt động thường ngày. Họ cũng sẽ quản lý tất cả văn phòng phẩm và đồ dùng sinh hoạt cho mọi nhân viên. Lên kế hoạch mua sắm hàng tháng tiết kiệm và đầy đủ cho mọi toàn thể nhân viên.

Nhân viên văn phòng làm hỗ trợ các dự án cho công ty

Ngoài những công việc phổ biến kể trên của nhân viên Văn phòng thì sẽ có một nhóm nhân viên sẽ tham gia hỗ trợ cho những dự án lớn của công ty. Công tác hỗ trợ sẽ tùy thuộc vào từng dự án riêng biệt, các công việc cần thiết như giấy tờ pháp lý, tuyển thêm nhân sự cho dự án hoặc tham gia vào công tác hậu cần như chuẩn bị tài liệu, in ấn…hỗ trợ cho toàn bộ công việc của dự án diễn ra suôn sẻ.

benh-nhan-vien-van-phong
benh-nhan-vien-van-phong

Những bệnh trong công việc làm nhân viên văn phòng

Công việc nhân viên Văn phòng không hề nhẹ nhàng như mọi người vẫn nghĩ mà phải chịu những áp lực rất lớn. Đôi khi, họ phải chấp nhận làm việc thêm giờ để hoàn thành hết khối lượng công việc được giao trong ngày. Có khi họ phải giải quyết rất nhiều vấn đề phát sinh về nhân viên, về giấy tờ hoặc những vấn đề liên quan đến tài sản của công ty.

Những công việc khác có thể ra ngoài gặp gỡ khách hàng đối tác, nhưng nhân viên văn phòng là công việc luôn phải ở văn phòng nên đôi khi rất dễ stress. Các bệnh mà nhân viên văn phòng thường gặp phải như béo phì, tim mạch, thoái hóa đốt sống cổ/thắt lưng… Việc ngồi nhiều, ngồi không đúng tư thế khiến bạn dễ bị đau mỏi cổ vai gáy, về lâu dài dễ bị đau đầu, chóng mặt. Thời gian làm việc 8 tiếng với máy tính, tiếp xúc quá nhiều dẫn đến các bệnh về mắt. Điển hình như rối loạn thị lực, mỏi mắt… Do ngồi trong phòng ít vận động, cơ thể dễ béo phì. Ngồi dưới điều hòa trong suốt quá trình làm việc, khiến da bị khô. Việc tiếp xúc với môi trường điều hòa, máy lạnh thường xuyên dễ khiến da bạn bị khô, thiếu nước.

Chính vì vậy, trong quá trình làm việc, bạn hãy canh thời gian để có thể vận động. Tránh tình trạng ngồi suốt thời gian làm việc, ảnh hưởng đến mắt, xương khớp. Đồng thời, hãy uống nhiều nước để bổ sung thêm nước, cấp nước cho da.

Kết luận

Mỗi công việc đều có những đặc thù và môi trường làm việc riêng. Nếu bạn đang có ý định làm công việc văn phòng, hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với bạn. Nhất là đối với những bạn mới bước chân vào chốn công sở. Trong quá trình tìm kiếm việc làm văn phòng, bạn hãy tham khảo các thông tin trên website tuyển dụng. Ngoài việc xem thôg tin tuyển dụng nhân viên văn phòng, bạn có thể chủ động đăng thông tin tìm việc làm trên muaban.net. Như thế, các nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng tìm thấy thông tin và liên hệ với bạn. Chúc bạn nhanh chóng có được công việc phù hợp!